Member’s Handbook

The Silvers’ Workshop

Registered Charity No. 1159283

Member’s Handbook

Version 2

May 2018

 

 

 

 

Contents

     

       Page

       

     The Silvers’ Workshop Mission Statement

3

     The Silvers’ Workshop Health and Safety General Policy Statement

4

1   Conduct of members

5

2   Members’ Health and Welfare

6

3   Workshop opening days and times

6

4   Projects and activities

6

5   Policy on tools, equipment and donated items

7

6   Health and Safety

8

7   Drugs and alcohol policy

10

8   Refreshments, toilet and washing facilities

11

   

   

9   Car parking

11

    10  Attendance at external events

11

    11  Breaches of The Silvers’ Workshop Member’s Handbook

11

    12  Other Related Procedures and Documents

12

    The Silvers’ Workshop Emergency Exit Route 

  

13

    The Silvers’ Workshop: Trustee/Management Team structure

14

    

2

 

 


Our Mission: To combat loneliness and social isolation arising as a result of age and/or   
disability among older men by the provision of a workshop where all  can meet and engage in 
practical and social activities.

Our Values: 

Social

To provide an inclusive, safe and friendly environment for all  members 
through engagement.

Integrity

To pursue the aims and objectives of the Workshop in an open, honest and 
transparent manner.

Learning

To acquire new skills and knowledge through sharing the abilities of fellow 
members.

Values

To hold all  members in esteem, appreciate each and everyone’s input, 
however small, and value their judgment and opinions.

Embrace

To embrace Inclusivity, Diversity, Ethnicity, Disability and Equality.

Respect

To treat all members as equal, respect their views and be considerate and 
polite at all  times.

Support

To promote, foster and encourage the ethos of friendship and companionship 
through socialising, listening, mentoring and helping one another.

Our Vision:     To assist in the elimination of loneliness and social isolation, among older 

men within the Reading area, by engagement, support and the promotion of 
well -being through active participation in the Workshop.

3

 

 


THE SILVERS’ WORKSHOP HEALTH AND SAFETY

GENERAL POLICY STATEMENT

Our statement of general policy is:

To apply to all Silvers’ Workshop activities:  members are responsible 
for their own health and safety when working away from the workshop.

To only undertake activities in the workshop when at least one other 
member is present, one of whom must be either the Duty Manager or a
member of the Management Team.

To provide adequate control of health and safety risks arising from our 
activities.

To consult with Management Team/group members, as necessary, on 
matters affecting their health and safety.

To provide and maintain machinery and equipment in a safe condition.

To ensure safe handling and use of potentially harmful substances.

To provide information, instruction and supervision to new members.

To ensure all members are competent to use tools and equipment and 
to provide any necessary training.

To prevent accidents and cases of ill  health caused as a result of the 
group’s activities.

To maintain safe and healthy working conditions.

To wear appropriate clothing and use necessary safety equipment.

To review and revise this policy at regular intervals.

Signed………………………………….Chairman/Trustee

   Date:1st May 2018

Signed……………      …………………….Safety Officer/Trustee    Date:  1st May 2018

4

 

 

1

CONDUCT OF MEMBERS 

1.1

In order to comply with the requirements of The Silvers’ Workshop (TSW) Fire

Safety Risk Assessment and insurance policy, members attending the workshop 
must:

On arrival, print their full name in the attendance book and tick ‘in’/’out’ as 
necessary during that day’s session. 

Comply with the requirements of the Member’s Handbook.

Comply with guidance and instruction that may be given by the Duty Manager.

Wear their name badges at all times.

1.2

Members must also:

Behave with respect and civility towards fellow members and visitors. 

Wear clothing appropriate for a workshop environment.  NB: it is 
recommended that the aprons issued upon joining (or an appropriate 
alternative) are worn.

Note that it is TSW policy to use the personal protective equipment (PPE) 
provided, including disposable facemasks. It is also recommended that 
members obtain and use their own safety footwear and their own, higher 
integrity, face masks. Note: the need for PPE may be due to the activity of 
other members.

Undertake their activities with regard to the safety and welfare of fellow 
members. Where the creation of uncomfortable or excessive levels of noise or
dust is likely, or occurs, such as when routing or sanding, work should be 
undertaken outside in the yard area. 

Be prepared to mention, either directly or to the Duty Manager, any concerns 
they may have about another member’s use of tools or machines.

Ensure that bench tops, work and floor areas are cleaned and tidied after use 
and at latest by the end of the work session. 

Return tools and equipment to their correct location after use in a clean, safe 
and usable condition. If in doubt check with the Duty Manager

Report any concerns about the workshop, including work spaces, tools and 
equipment, to the Duty Manager.

Maintain responsibility for their valuables and personal items. The Silvers’ 
Workshop cannot be held responsible for any losses or damage in this regard.

NOTE:  Our Values, shown on page 3, highlight the importance of “listening” as an 
essential element of the Workshop. If a member feels certain things could be done 
better, more safely or if they have an idea to improve the environment within the 
Workshop, they are encouraged to voice their suggestions. Alternatively, they can 
make their suggestion on paper and place it in the Suggestion Box situated by the 
signing-in book. All suggestions will be tabled at the monthly meeting of the 
Management Team.

5

 

 

 

 

2

MEMBERS’ HEALTH AND WELFARE

2.1

The Silvers’ Workshop Trustees value and respect all members and have 

equal regard for their health and welfare.  While the Trustees also respect the right of
members to their privacy, it would be helpful to be advised of reasons why members 
may, from time to time, be absent.  Keeping in touch this way can avoid unnecessary
calls or awkwardness in deciding when it would otherwise be prudent to enquire after
members, especially after a prolonged period without word on their behalf. 

2.2

With this in mind, members are encouraged to call the main workshop on 

0118 959 9971 or email contact@thesilversworkshop.org.uk .  Alternatively, to 
advise a fellow member who can then inform others as necessary. 

2.3

Members in need are also encouraged to ask for help or support. The 

Trustees welcome this and they – and other members – will help where they can!

3

WORKSHOP OPENING DAYS AND TIMES

3.1

The workshop will be open on designated days, and at designated times, that 

will be made clear to members and also shown on the TSW website.

3.2

Any variations to normal opening days, such as Bank Holidays or 

training/assessment days, will be made clear beforehand. Note: the workshop may 
be used for Team or other meetings on days when it is normally closed.

3.3

The Duty Manager may, at his discretion, curtail a workshop session if, for 

example, all  other members have signed out before the normal closing time or 
unforeseen circumstances have arisen.

4

PROJECTS AND ACTIVITIES

4.1

Members may provide their own material to undertake a personal project or 

activity.

4.2

Members may use materials that have been donated to, or are otherwise the 

property of, TSW, but will  be expected to make a suitable monetary donation where 
hardwoods, in particular, are used.

4.3

Members wishing to undertake projects that are particularly complex, unusual

or may require considerable resource or help from other members, should discuss
beforehand with the Duty Manager or a member of the Management Team.  Where
necessary,   a   project   management   process   will   be   triggered   and,   if   approved,   a
resulting plan will need to be developed.

4.4

TSW does not knowingly permit or endorse any activity that takes work from,

or otherwise deprives, Tradesmen of their source of income. The Duty Manager or
Management Team may therefore reject requests to undertake certain projects or
activity.

6

 

 

4.5

Members are not permitted to make and sell items solely for commercial gain.

4.6

Members are responsible for taking care of their materials/projects when left

at the workshop.   They should attach a label with their name/date and store them
accordingly, such as in a container beneath a workbench. If in doubt, ask!

4.7

Projects   and   materials   that   appear   to   have   remained   untouched   for   an

unreasonable period of time, nominal y six months, and are occupying space that
active projects could otherwise use, may be removed without notice.  They may be
subsequently scrapped or the materials used elsewhere. Labelling is important!

4.8

No working is permitted in the upstairs area without first informing the Duty

Manager, who needs to know in the event of the need to evacuate in an emergency.

4.9

Members are expected, from time to time, to contribute to workshop activities

and community projects, including preparing for – and attending – external events.
See also Section 10.

5

POLICY ON TOOLS, EQUIPMENT AND DONATED ITEMS.  See also 6.1

5.1

Tools or equipment may be loaned to members and the details recorded in 

the Loans Book. The loan period must be agreed beforehand with the Duty Manager 
but should not normally exceed seven days and not involve items essential for the 
normal running of the workshop.

5.2

TSW will  not be responsible for the condition or performance of tools or 

equipment once they have left the workshop on loan to members.  Items must be 
returned in good and safe working order and/or any defects reported to the Duty 
Manager, who will  follow up any matters of concern. 

5.3

Personally donated items are, in principle, grateful y accepted.  However, 

members are asked to discuss beforehand with the Duty Manager or a member of 
the Management Team as there may be occasional good reason to decline such 
offers.

5.4

Members wishing to purchase tools, equipment or other items that may be 

declared as surplus to the needs of TSW, should consult the Duty Manager with 
whom they can agree a price. 

5.5

Members may not be permitted to buy items intended for public sale if it is 

likely to deprive TSW of income.

7

 

 

6

HEALTH AND SAFETY

The following are relevant extracts from the TSW Health & Safety Manual, some 
parts of which may be repeated elsewhere in this Handbook
. 

6.1

RESPONSIBILITIES OF MEMBERS

All members must:

Co-operate with the persons responsible for health and safety matters.

Not work with any tools, machinery or equipment unless at least two members
are present on the premises, one of whom must be either the Duty Manager
or a member of the Management Team.

Not   use   designated   powered   tools   and   machines   unless   undergoing
training/supervision   or   until   assessed   as   competent   to   do   so.   A   record   of
assessments will be displayed in the Messroom.

Where necessary, ask another member (who is competent) to use a particular
tool or machine on their behalf.  If this is not possible the machine in question
must not be used.

Not   use   any   privately   owned   mains-powered   tools   or   equipment   at   the
workshop without the agreement of the Duty Manager. Members granted use
of privately owned tools or equipment must ensure they are safe, in good
working order and used by themselves only. All such items must be removed
from the workshop at the end of the session. 

Not bring any privately owned gas-powered equipment to the workshop.

Not interfere with anything provided to safeguard their and others’ health and
safety.

Report any problems found with tools, machinery or equipment to the Duty
Manager.

Note that it is TSW policy to use the personal protective equipment (PPE) 
provided, including disposable facemasks. It is also recommended that 
members obtain and use their own safety footwear and their own, higher 
integrity, face masks. Note: the need for PPE may be due to the activity of 
other members.

Be aware of the activities of others.

Take   reasonable   care   of   their   own   health   and   safety   and   that   of   fellow
members. 

Help to maintain a safe, clean and tidy working environment.

Report anything that worries or concerns them to the Duty Manager.

6.2

STORAGE OF HAZARDOUS SUBSTANCES

All hazardous substances must be in original, clearly labelled, manufacturers’
containers and stored in the marked cabinet in the yard.

No dangerous/high-risk substances, especially acids, are to be brought onto
TSW premises without the prior agreement of the Duty Manager. Any such
substances   must   have   an   accompanying   COSHH   (Control   of   Substances
Hazardous to Health) Data Sheet.

8

 

 

6.3

ACCIDENTS AND FIRST AID – IF SERIOUS CALL 999

A list of members who have received training in the essentials of first aid is 
displayed on the front of the first aid cabinet in the Messroom and also on the 
inside of the final exit door to Hilcot Road.

First aid kit is kept in the first aid cabinet in the Messroom.

All accidents and cases of ill health – however minor – resulting from TSW
activities  must   be   recorded   in   the   Accident   Book  by   the   relevant   Duty
Manager   and/or   person   who   has   administered   first   aid.   This   book   is   kept
inside the first aid cabinet and is monitored by the Safety Officer.

The first aid box is checked and maintained by the Safety Officer.

6.4

INFORMATION, INSTRUCTION AND SUPERVISION

Induction   of   new   members,   including   health   and   safety   information   and
supervision, will  be carried out by the Duty Manager. 

The   Duty   Manager   will   be   aware   of,   and   may   take   into   account,   any
disabilities   or   other   limitations   declared   by   the   new   member   in   his
membership   application   form.   Note:   All   members   must   ensure   that   such
information about themselves, should it change, is advised promptly to the
Membership Secretary (and Duty Manager as necessary).

6.5

FIRE SAFETY HOUSEKEEPING.  See also Fire Safety Risk Assessment 

No hot working is allowed without prior agreement with the Duty Manager who
will  decide on safe and suitable arrangements.

Combustible materials must not be stored in corridors, on access routes or on
the stairs.

All   gas   cylinders   and   canisters,   when   not   in   use,   must   be   stored   in   the
designated lockable container in the yard.

Members should familiarise themselves with the location of the fire exit, fire
extinguishers and the Fire Assembly Point. New members will  be instructed
on these points, including operation of the fire extinguishers, upon Induction.

Smoking is not allowed on any part of the premises.

9

 

 

6.6     DISCOVERING A FIRE – WHAT YOU MUST DO:

RAISE THE ALARM – SHOUT “FIRE, FIRE, FIRE!”  to warn everyone in the 
building.  Remember that smoke and fumes can be just as dangerous as fire.

CALL THE FIRE BRIGADE – DO NOT DELAY.  Call from a place of safety, 
such as a mobile phone from the road outside.  The address is:  

The Silvers’ Workshop, 37 Hilcot Road, Reading RG30 2SX

IF SAFE TO DO SO – FIGHT THE FIRE.  Prompt use of a fire extinguisher 
can be effective, however, only use extinguishers if safe to do so and you 
have first identified your escape route. 

6.7

EVACUATION PROCEDURE ON HEARING THE FIRE ALARM:

LEAVE THE BUILDING PROMPTLY – do not wait to be told and do not 
attempt to collect personal belongings.

ASSIST those with mobility or hearing difficulties to exit the building.

CLOSE DOORS AND WINDOWS behind you if time permits. 

SWITCH OFF all electrical equipment and power tools if possible.

MOVE AWAY from the building and keep the entrance clear for the fire 
brigade.

PROCEED to the FIRE ASSEMBLY POINT and listen to instructions given by
the Duty Manager.

DO NOT GO BACK into the building until you are told to do so by the Duty 
Manager.

6.8

FIRE ASSEMBLY POINT

The Fire Assembly Point is the far end of Hilcot Road at its junction with
Wilton Road.

6.9

EMERGENCY EXIT ROUTE – see diagram on page 13

7

DRUGS AND ALCOHOL POLICY

7.1

No illegal drugs and no alcoholic beverages are allowed on TSW premises or

allowed to be consumed during a workshop session.  

7.2

Any person considered to be under the influence of drugs or alcohol will be

refused entry or readmission to TSW premises and, if a member, will also be subject
to the application of Section 11 of the Member’s Handbook.

10

 

 

8

REFRESHMENTS, TOILET AND WASHING FACILITIES

8.1

Tea and coffee making facilities, plus a microwave oven, are provided in the 

Messroom.  

8.2

The facilities may be used at any time a member wishes.  However, members

are expected to cease project activity at midday and join with fellow members for a 
communal lunch break.  This is considered important to the harmony and friendship 
ethos of The Silvers’ Workshop.

8.3

To supplement the cost of provision of these facilities and other consumable 

items used at the workshop (such as ‘glue and screws’), a small  charge will be made
for each session, or part thereof, attended.  This charge will  normally be collected by 
the Duty Manager during the lunch break.

8.4

Members are expected to help maintain the Messroom, toilet and washing 

facilities in a clean and hygienic condition and are responsible for keeping their 
drinking mugs/cups/crockery clean.

8.5

Garments and footwear that appear to have remained unused for an 

unreasonable period, nominally three months, and which occupy space in the 
Messroom that denies use by other members, may be removed without notice.  They
will  be stored elsewhere for a further period and eventually discarded.  Note:             
i)   dirty or contaminated garments may be removed at any time, without notice; and    
ii ) lost, damaged or worn-out aprons can be replaced at cost price to members.

9

CAR PARKING

9.1

Members who drive to TSW are requested to park either in Hilcot Road (or 

adjacent roads) or the free car park at the nearby TESCO Extra. Note: members are 
personally responsible for observing and complying with any parking restrictions. 
TSW bears no responsibility for the actions of members in this respect.

10

ATTENDANCE AT EXTERNAL EVENTS

10.1 Members attending external events on behalf of The Silvers’ Workshop, or 
taking part in social events away from the workshop, will be expected to behave in a 
manner that upholds the good name of The Silvers’ Workshop.

11

BREACHES OF THE SILVERS’ WORKSHOP MEMBER’S HANDBOOK

11.1 The Duty Manager may verbally warn or caution a member for a breach of the
rules contained in The Silvers’ Workshop Member’s Handbook, particularly in regard 
to the misuse of tools and machines.

11.2 A second warning or caution may result, if approved by the Trustees, in a 
written warning and/or removal of membership. The member will be informed of the 
reasons for this action.

11

 

 

11.3 The member will have 21 days clear notice, in writing, in which to make 
representations to The Silvers’ Workshop Trustees as to why he should not be 
removed from membership.

11.4  At a duly constituted meeting of The Silvers’ Workshop Trustees, they must 
consider whether or not membership should be removed from the member for 
breaching the Member’s Handbook.

11.5 Consideration, at this meeting, will be given to any representations which the 
member makes as to why he should not be removed. He will be permitted to put his 
reason in person or by way of a representative, if he so chooses, to the meeting.

11.6 If membership is terminated the member cannot re-apply for membership for 
a period of at least six months.

11.7 If a member is issued with a written warning, or removed from membership, 
he may, if not content with the decision, ask for a meeting with the Chairman to 
discuss the reasons for such an outcome. The Chairman, along with another 
Trustee, may, fol owing such a meeting, decide to independently review the decision.

12.

OTHER RELATED PROCEDURES AND DOCUMENTS

Health & Safety Manual  

located in ring binder in Messroom

Safeguarding Policy – 

     “        “    “        “      “         “

Asbestos Register – 

     “        “    “        “      “         “

Data Protection & Privacy Policies 

     “        “    “        “      “         “

Insurance Policy Certificate – 

on H&S Notice Board in Messroom

12

13


14